Innehållsförteckning
Bokföringslagen
Bokföringslagen är en central lagstiftning som reglerar bokföring och arkivering av ekonomiska transaktioner för företag och organisationer i Sverige. Lagstiftningen syftar till att säkerställa korrekt redovisning av ekonomiska händelser samt att underlätta för revision och kontroll av företagens bokföring. En viktig del av bokföringslagen är reglerna för arkivering av bokföringsunderlag, vilket innefattar krav på att spara och bevara dokumentation under en bestämd tidsperiod. Dessa regler är av stor betydelse för att säkerställa transparens och rättssäkerhet i ekonomiska transaktioner. Genom att förstå och följa bokföringslagens regler för arkivering kan företag och organisationer undvika juridiska konsekvenser och skapa en pålitlig och välskött bokföring. Denna lagstiftning är avgörande för att upprätthålla en sund och pålitlig ekonomisk redovisning inom näringslivet i Sverige.
Arkiveringskrav enligt Bokföringslagen
Enligt bokföringslagen ska en faktura (verifikation) bland annat innehålla uppgift om: – Datum för fakturering – Fakturans belopp – Momsbeloppet – Säljarens namn och organisationsnummer – Köparens namn och adress.
Lagen säger att fysisk person som har enskild näringsverksamhet är bokföringsskyldig. Aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar är alltid bokföringsskyldiga. Här kan du läsa mer om vad skyldighet att bokföra innebär, vad en faktura ska innehålla och när du ska bokföra.
Räkenskapsinformation enligt Bokföringslagen omfattar bland annat: – Sidoordnad bokföring – Avtal och viktiga handlingar av särskild betydelse för företaget.
Både bokföringssystem och räkenskapsinformation i elektronisk form får under vissa förutsättningar förvaras utanför Sveriges gränser. Kravet är att den bokföringsskyldige meddelar Skatteverket var lagringsplatsen finns, att informationen omedelbart kan skrivas ut i Sverige och att Skatteverket på begäran kan ges omedelbar elektronisk åtkomst till informationen under hela arkiveringstiden. Om lagringsplatsen finns i ett land utanför EU ställs ytterligare krav.
Om den enskilda näringsidkaren dör övertar dödsboet ansvaret för arkiveringen. När dödsboet är skiftat finns det ingen som är ansvarig för arkiveringen av räkenskaperna. Arkiveringstiden för räkenskapsinformation som avser en längre tid än ett räkenskapsår räknas från utgången av det sista räkenskapsåret som informationen avser. Det innebär att arkiveringstiden först börjar räknas från och med året efter det att ett giltigt avtal upphör att gälla och det oavsett avtalstidens längd. En arkivplan ska innehålla uppgifter om vad som har arkiverats och var det förvaras. I ideella föreningar, stiftelser och andra subjekt som är bokföringsskyldiga enligt Bokföringslagen kan bokföringsskyldigheten enligt BFL upphöra även om företaget fortsätter sin verksamhet. Arkiveringsskyldigheten omfattar då tiden fram till dess att bokföringsskyldigheten upphörde. Räkenskapsinformationen ska sparas arkiveringstiden ut.
Konsekvenser av Underlåtenhet
Konsekvenserna av att inte följa bokföringslagen kan vara allvarliga för företagare. Enligt lagen måste företagare som säljer varor eller tjänster mot kontant betalning, kontokort eller elektroniska betalningar ha ett certifierat kassaregister. Syftet med lagen är bland annat att skydda seriösa företagare inom kontanthandeln mot illojal konkurrens. För företag med en nettoomsättning som understiger 3 miljoner finns möjligheten att använda kontantmetoden, vilket innebär en enklare bokföringsmetod än faktureringsmetoden. Det är dock viktigt att notera att vid räkenskapsårets utgång måste alla obetalda skulder och fordringar bokföras.
Enligt bokföringslagen ska en faktura (verifikation) innehålla uppgifter om olika affärshändelser. Det är viktigt att löpande bokföra uppkomna affärshändelser i grundbok och huvudbok. In- och utbetalningar ska bokföras senast påföljande arbetsdag, medan övriga affärshändelser ska bokföras så snart det kan ske. Det är viktigt att hålla verifikationerna ordnade i väntan på bokföringen, vilket underlättar vid redovisning till bokföringsbyrån.
Det finns möjligheter att digitalisera bokföringen och arkivera fakturor elektroniskt enligt bokföringslagen och bokföringsnämndens vägledning. Det är viktigt att följa de riktlinjer som finns för att presentera och spara fakturor i företaget. Kvitton har en tendens att blekna snabbt, vilket kan leda till oläsliga dokument. Därför kan det vara fördelaktigt att scanna in kvitton och arkivera dem elektroniskt tillsammans med originalkvittot. Bokföringen kan sedan presenteras helt digitalt via bokföringsprogrammet.
För företagare som använder bokföringsprogram, som är helt molnbaserat, lagras bokföringen digitalt och säkert. Genom att använda e-fakturor och smarta funktioner för att ta emot bokföringsunderlag kan onödigt pappersarbete undvikas. Detta sparar tid och resurser, vilket möjliggör att företagare kan fokusera på andra viktiga uppgifter.
Slutligen, för ideella föreningar, stiftelser och andra subjekt som är bokföringsskyldiga enligt bokföringslagen kan bokföringsskyldigheten upphöra även om verksamheten fortsätter. Arkiveringsskyldigheten omfattar då tiden fram till dess att bokföringsskyldigheten upphörde. Det är viktigt att följa lagens krav för att säkerställa korrekt bokföring och arkivering av räkenskapsinformationen.
Arkiveringstips och Metoder
Enligt den svenska bokföringslagen ska räkenskapsinformation förvaras på ett betryggande sätt i Sverige under sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades. För företag med räkenskapsår första juli till sista juni innebär det att räkenskapsinformationen måste sparas i sju år och sex månader. Räkenskapsinformationen ska bevaras i vanlig läsbar form eller i mikroskrift. Skyldigheten att arkivera information uppstår så fort det finns någon räkenskapsinformation att spara, det vill säga i samband med att den första verifikationen kommer till.
Vad gäller kundfakturor är det företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas. Vilket format kunden erhåller fakturan i, spelar således ingen roll.
Räkenskapsinformationen ska vara överskådlig, åtkomlig och i ordnat skick. Den ska vara lättåtkomlig och förvaras på ett överskådligt sätt. Revisorer och myndigheter ska utan svårighet få tillgång till informationen vid behov.
Om den enskilda näringsidkaren dör övertar dödsboet ansvaret för arkiveringen. När dödsboet är skiftat finns det ingen som är ansvarig för arkiveringen av räkenskaperna. Arkiveringstiden för räkenskapsinformation som avser en längre tid än ett räkenskapsår, t.ex. Avtal, räknas från utgången av det sista räkenskapsåret som informationen avser. En arkivplan ska innehålla uppgifter om vad som har arkiverats och var det förvaras. Dokument, mikroskrift och maskinläsbara medier som används för att bevara räkenskapsinformation ska vara varaktiga och lättåtkomliga. De ska bevaras fram till och med det sjunde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.
Både bokföringssystem och räkenskapsinformation i elektronisk form får under vissa förutsättningar förvaras utanför Sveriges gränser. Mer information om arkivering utomlands finns i kapitel 8 i BFN:s vägledning Bokföring.
I broschyren “Bokföring, bokslut och deklaration – del 1” (SKV 282) hittar du mer information hur ett förenklat årsbokslut upprättas. Lagen säger att en fysisk person som har enskild näringsverksamhet är bokföringsskyldig. Aktiebolag, handelsbolag och ekonomiska föreningar är alltid bokföringsskyldiga. Enligt bokföringslagen ska en faktura (verifikation) bland annat innehålla uppgift om. Du kan läsa mer om bokföring på Bokföringsnämndens webbplats.
Sammanfattning
Det är viktigt att följa bokföringslagen för att säkerställa korrekt arkivering av ekonomiska dokument. Genom att följa lagens regler kan företag undvika böter och andra juridiska konsekvenser. För att säkerställa att din bokföring uppfyller lagens krav och att du får kvalificerad rådgivning, kan du vända dig till Team Accounting. Deras moderna redovisningstjänster och flexibla, kundfokuserade tillvägagångssätt kan hjälpa dig att hantera dina ekonomiska behov på ett effektivt sätt. Besök deras hemsida på teamaccounting.se för att lära dig mer och ta kontakt med deras erfarna team av redovisningsexperter.
