Bokföringslagen: Vad säger den om fakturor?

Bokföringslagen

Bokföringslagen reglerar hur företag ska sköta sin bokföring och redovisning. En viktig del av detta är hanteringen av fakturor. I denna introduktion kommer vi att utforska vad Bokföringslagen säger om fakturor, vilka krav som ställs på dem och vilka konsekvenser det kan få om reglerna inte följs. Genom att förstå dessa bestämmelser kan företag säkerställa att deras fakturahantering är i enlighet med lagstiftningen och undvika potentiella problem.

Fakturor enligt Bokföringslagen

Enligt bokföringslagen ska en faktura (verifikation) bland annat innehålla uppgift om: – En verifikation kan vara en faktura, men även en intern transaktion, till exempel avskrivningar på inventarier. – Flyttar du pengar från checkkontot till kassan ska ett underlag finnas. – Sätt gärna en konteringsstämpel på verifikationen så att du kan anteckna hur du tänker bokföra. – Observera att den privata ekonomin ska hållas isär från verksamhetens ekonomi. – Egna insättningar och uttag i verksamheten ska bokföras.

Genom smarta lösningar och ett sömlöst samspel med övriga programdelar sker stora delar av din bokföring helt i bakgrunden. Får du en elektronisk faktura (exempelvis en e-faktura eller en PDF-faktura via mail) behöver denna inte skrivas ut, elektronisk lagring är tillräcklig.

Tar företaget emot en faktura i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra får du välja vilken form den ska lagras i. Om bokföringen presenteras elektroniskt så ska fakturorna sparas i elektronisk form. Om bokföringen istället presenteras i pappersformat skall även fakturorna sparas i pappersform. I grunden gäller samma regler som för kvitton.

Om företaget erhåller en pappersfaktura ska denna lagras i sju år. Om man däremot överför den till elektronisk form genom fotografering eller skanning får pappersdokumentet förstöras från och med år fyra. Den elektroniska kopian lagras i sju år.

Har ditt företag fått ett papperskvitto ska detta sparas i originalformat i sju år enligt huvudregeln. Om du tar en fotokopia eller skannar kvitton för elektronisk lagring räcker det dock att papperskvittot lagras i tre år, medan den digitala kopian lagras i sju år. Pappershandlingen får förstöras från och med det fjärde året.

Har du tagit emot en elektronisk faktura men hellre vill lagra den i pappersformat går det bra att skriva ut denna. Tänk dock på att fakturan måste lagras elektroniskt i sitt originalformat innan den får förstöras från och med år fyra.

Om företaget däremot först tar emot en faktura i pappersform och sedan skannar fakturan, innebär reglerna kring arkivering i bokföringslagen att även den ursprungliga pappersfakturan ska sparas i tre år. Pappersfakturan får förstöras först från och med det fjärde året efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades.

Företaget tar då inte emot fakturan i olika form utan överför den till annan form. Bestämmelsen om överföring finns i 7 kap. 6 § bokföringslagen.

Kontoplanen (om den finns lagrad separat för varje räkenskapsår i programmet) Om du har din bokföring på nätet (t ex i Visma eEkonomi) kan du komma in i bokföringsprogrammet från vilken dator som helst och då kan revisorn läsa ditt elektroniska material utan att det behöver föras över på något sätt.

Hur länge måste man spara bokföring då? Om du får ett dokument i pappersform, som en leverantörsfaktura eller kvitton, och scannar in dem så måste du ändå spara pappersoriginalet i 3 år. Det fjärde året kan du ta bort pappersoriginalet och fortsätta att spara företagets bokföring digitalt i ytterligare fyra år (totalt alltså minst sju år).

Kvitton har dessutom en tendens att blekna snabbt och all räkenskap måste vara läslig. (All bokföring ska enligt bokföringslagen vara överskådlig och i god ordning!) Det kan alltså vara en bra idé med just kvitton att scanna in och ta ut en kopia som arkiveras tillsammans med originalkvittot – som med tiden kommer att bli oläsligt. Själva bokföringen kan sedan presenteras helt digitalt via bokföringsprogrammet.

Regeringen har beslutat om en proposition med förslag att fysiska kvitton inte ska behöva sparas om de finns digitalt. Det gäller även om en digital bild tagits på kvittot. Förändringen i lagen föreslås börja gälla från den 1 juli 2024.

Om kunden råkar ut för en skatterevision, hur gör jag rent praktiskt då för att förse Skatteverket med alla underlag? – Leverantörsfakturor du fått elektroniskt – Kontoutdragen med in- och utbetalningar (om du sparar dem elektroniskt).

Kundfakturor

Om företaget tar emot fakturan i både pappersform och elektronisk form i nära anslutning till varandra, får företaget välja i vilken form den ska sparas. Det innebär att om företaget har valt att presentera och spara sina leverantörsfakturor i elektronisk form, så behöver inte pappersfakturan sparas. På motsvarande sätt behöver inte den elektroniska fakturan sparas om företaget har pappersbaserad fakturahantering. Läs mer i punkt 7.4, BFN:s vägledning Bokföring.

Konsekvenser av överträdelse

Vid överträdelse av reglerna för arkivering av bokföring kan det medföra olika konsekvenser. Enligt Bokföringslagen ska all räkenskapsinformation bevaras under en viss tid och i ett specifikt format. Om företaget inte följer dessa regler kan det leda till ekonomiska påföljder och sanktioner. Det är viktigt att vara noggrann med att följa lagstiftningen kring arkivering av bokföring för att undvika eventuella konsekvenser.

Arkivering av bokföring enligt lag

Grundprincipen för arkivering av bokföring är att räkenskapsinformation ska förvaras på ett betryggande sätt i Sverige under sju år efter utgången av det kalenderåret då räkenskapsåret avslutades. För ett företag med räkenskapsår första juli till sista juni innebär det att räkenskapsinformationen måste sparas i sju år och sex månader. Räkenskapsinformationen ska bevaras så den är i vanlig läsbar form eller i mikroskrift. Skyldigheten att arkivera information uppstår så fort det finns någon räkenskapsinformation att spara, det vill säga i samband med att den första verifikationen kommer till.

Lagtexter och Bokföringsnämnden använder sig av benämningen Räkenskapsinformation för vad som omfattas av arkiveringsplikten. Enligt Bokföringslagen innehåller räkenskapsinformation sådana sammanställningar av uppgifter som avses i:

• Har ditt företag fått ett papperskvitto ska detta sparas i originalformat i sju år enligt huvudregeln. Om du tar en fotokopia eller skannar kvitton för elektronisk lagring räcker det dock att papperskvittot lagras i tre år, medan den digitala kopian lagras i sju år. Pappershandlingen får förstöras från och med det fjärde året.

• Vad gäller kundfakturor är det företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas. Vilket format kunden erhåller fakturan i spelar således ingen roll.

• Ett molnbaserat bokföringsprogram är att rekommendera, vilket gör att din bokföring lagras digitalt och säkert hos oss. Med hjälp av e-fakturor och smarta funktioner för att ta emot bokföringsunderlag slipper du onödigt pappersarbete med oorganiserade pärmar och mappar. Effektivt och tidssparande, så du kan lägga mer tid på annat.

• Varje händelse av ekonomisk art, det vill säga det som påverkar ekonomin i företaget ska bokföras. Det kan vara att en tillgång/skuld förändras eller att en inkomst eller utgift uppstår. Bokföringen ska normalt alltid grunda sig på en skriftlig handling, ett underlag. Denna skriftliga handling kallas för verifikation.

• Har du en nettoomsättning som understiger 3 miljoner får du använda kontantmetoden. Kontantmetoden är en enklare metod än faktureringsmetoden och innebär att du bokför inköp och försäljning när betalningen sker. Vid räkenskapsårets utgång måste du dock bokföra alla obetalda skulder och fordringar.

• Krav på hur en faktura ska se ut finns även i annan lagstiftning än bokföringslagen.

• I broschyren “Bokföring, bokslut och deklaration – del 1” (SKV 282) hittar du mer information hur ett förenklat årsbokslut upprättas.

• Har du då valt att presentera dem elektroniskt så är det i det formatet de ska sparas oavsett om du skickat dem i elektronisk form eller pappersform.

• Hur länge måste man spara bokföring då? Om du får ett dokument i pappersform, som en leverantörsfaktura eller kvitton, och scannar in dem så måste du ändå spara pappersoriginalet i 3 år. Det fjärde året kan du ta bort pappersoriginalet och fortsätta att spara företagets bokföring digitalt i ytterligare fyra år (totalt alltså minst sju år).

• ”Kundfakturor ska, i likhet med all räkenskapsinformation företaget upprättar, bevaras i det skick de fick när de sammanställdes. Räkenskapsinformationen anses sammanställd när den fått den form i vilken den är avsedd att presenteras i företaget. Ett företag som både upprättar och presenterar kundfakturor elektroniskt ska spara fakturorna i elektronisk form. Om företaget upprättar kundfakturorna elektroniskt men presenterar dem i pappersform i sin bokföring, ska fakturorna sparas i pappersform. Det är företagets val av presentationsform i bokföringen som avgör hur fakturan ska sparas och inte i vilken form kunden får den. Mer information om räkenskapsinformation och hur den ska sparas finns i kapitel 7 och 8 i BFN:s vägledning om bokföring.

• När det gäller externa intyg så ska originalet sparas. Revisorerna vill ofta att banken, på kundens uppdrag, skickar årsbeskeden direkt till revisorn.

Bokföringslagen i Sverige

I Sverige är bokföringslagen en viktig del av företagens ekonomiska ansvar. När det gäller fakturor är det viktigt att följa lagens krav för att säkerställa korrekt bokföring och skattehantering. Genom att förstå bokföringslagens bestämmelser kan företag undvika böter och andra konsekvenser av felaktig hantering av fakturor.

För att få kvalificerad rådgivning och stöd i bokföringsfrågor kan du vända dig till Team Accounting. Deras moderna redovisningstjänster och flexibla, kundfokuserade tillvägagångssätt kan hjälpa ditt företag att upprätthålla korrekt bokföring och skattehantering. Besök deras hemsida på teamaccounting.se för att lära dig mer om deras tjänster och hur de kan stödja ditt företag.